¿QUÉ ES KANBAN?

Respuesta corta: una herramienta de gestión Kaizen que te ayuda a gestionar tu empresa o equipo. Respuesta larga: sigue leyendo. Porque responder a la pregunta «¿Qué es Kanban?» no es cosa menor. Aún diría más: es cosa mayor.

Kanban: El nombre

Kanban significa tarjeta (kan) visual (ban) en japonés. Una traducción muy cuki es «post-it» (no confundir con po zi, ese entrañable personaje de la TV de hace unos años).

Y aquí nos topamos con el primer problema. La gente se lía con el nombre. Es así. Para empezar porque está por ahí el Business Model CANVAS (que significa lienzo en inglés) que sirve para analizar un modelo de negocio desde diferentes vertientes. Como ves, se llaman casi igual pero sirven para cosas totalmente diferentes. Y luego está CANVA, que es una app cloud de diseño gráfico y maquetación muy conocida.

Ya lo ves: caldo de cultivo para la confusión. Pero espera, que hay más.

Hay dos tipos de Kanban. El que te voy a explicar en este post y otro que se utiliza en fábricas para organizar la producción y equilibrar la materia prima con el producto terminado, al que se le suele llamar «supermercado Kanban». Se llama así por dos razones: también es japonés y también utiliza tarjetas. Y lo de supermercado es porque Taichii Ohno, el creador del sistema TOYOTA, se inspiró en los supermercados americanos.

Y si a esto le sumas que mucha gente no entiende bien el japonés (cosa normal, por otro lado) resulta que en 7 años de recorrer el mundo hemos oído (y leído) múltiples palabros: CANVAL, KANVAN, KANBAS, CANBAN, CAMBAR. Todas ellas reales como la vida misma (tengo una lista a la que voy sumando nombres).

No se vayan todavía, aún hay más.

Entramos en otro campo de confusión: los métodos ágiles o ayail (agile en inglés). Otra guerra. Resulta que hay una serie de metodologías, a las que llamamos ágiles, que sirven para poner en marcha y desarrollar proyectos. Son muy utilizados en el sector TIC para gestionar la creación y programación de aplicaciones digitales, ya que implican a muchas personas de diferentes perfiles e integran procesos interconectados. Metodologías ágiles hay muchas, entre las que, efectivamente, está KANBAN.

¿Para qué sirve KANBAN?

Una vez que ya sabes que se escribe KANBAN y que es una herramienta de gestión que se ubica tanto dentro de la filosofía KAIZEN como de las metodologías AGILE, vamos al turrón.

Hola, soy Coco. Gestión es todo aquello que debes hacer para que tu empresa funcione, tanto para dar un servicio o fabricar un producto como para que los procesos auxiliares (facturación, pagos, marketing, etc.) funcionen. Una mala gestión hace que tu negocio funcione mal (retrasos, sobrecostes). Una buena gestión hace que tu negocio funcione bien (entregas a tiempo, rentabilidad).

Kanban ayuda a mejorar todos esos procesos de gestión que necesitas llevar a cabo para que tu empresa funcione. Básicamente, es un tablero (o matriz) dividido en filas y columnas, por el que van viajando, de izquierda a derecha, una serie de tarjetas. Las columnas son las FASES por las que pasa tu proceso, sea el que sea. Las tarjetas son las operaciones en que está dividido el proceso. Las filas pueden ser otras variables (tipos de proyecto, personas, centros de trabajo, etc.)

Por tanto, KANBAN sirve para OPTIMIZAR los procesos de gestión. Así que no es baladí (fan de esta palabra) definir qué es proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial, o dicho de otro modo, procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla y transformarla. Y como en todo proceso, debido a la entropía del Universo, se producen pérdidas (ineficiencias) que son las que KANBAN reduce.

Ahora bien, todo esto mola mucho, vale, pero: ¿cómo ponemos en marcha una gestión Kanban? Muy buna pregunta, my friend. Y, como antes, no te puedo dar una respuesta facilona.

Implantación. FASE 1 (Mapeo)

Pues como todo, con método. En KAIZEN todo es método. Un método conlleva unas fases. Y la primera consiste en mapear el proceso que quieres «kanbanizar». Pero como lo mejor es hacerlo con un ejemplo, allá vamos.

Imagina que eres el gerente de una fábrica de muebles. Concretamente haces dos tipos de silla y una mesa. Tienes dos tipos de clientes: los puntuales (te compran y se van) y los recurrentes (te compran de forma continua). Ambos pedidos se gestionan de forma diferente. Vamos a ver el segundo caso, el de los clientes recurrentes.

Básicamente el proceso es el siguiente:

1. El cliente nos hace el pedido.
2. Le damos un plazo y metemos el pedido en preplanificación. O sea: damos a conocer que ese pedido va a haber que fabricarlo pero está, por así decirlo, en un limbo de espera.
3. Creamos el presupuesto y se lo pasamos al cliente para que lo acepte. En principio, al ser un cliente recurrente y tener unos precios pactados es un proceso sencillo y rápido.
4. Chequeamos si tenemos materia prima y, si no es así, avisamos a compras para que haga un pedido al proveedor.
5. Si hay materia prima (ya sea en stock o de un pedido del paso anterior) pasamos a producción y fabricamos las piezas del pedido.
6. Una vez fabricado el pedido, se asigna a un almacén de producto terminado, debidamente embalado.
7. Se realiza el envío.

Esto que te he puesto arriba no nace de la nada, requiere de un esfuerzo de reflexión para analizar cómo es nuestro proceso. Bien, pues ahora toda mapear el proceso. Para ello utilizamos la herramienta SIPOC:

Implantación. FASE 2 (Tablero)

Ya tenemos el proceso mapeado. Sabemos qué operaciones deben realizarse, de forma secuencial, para que el proceso empiece y acabe. Pues vamos con la fase 2, que es pasar este mapeo a un tablero KANBAN.

La estructura básica de KANBAN es el famoso TO DO / IN PROGRESS / DONE. Con estas 3 fases puedes llegar a Roma. Pero a veces, en procesos más complejos, esta estructura se desarrolla con estados intermedios más detallados. E incluso podemos anidar esta estructura básica dentro de estados intermedios, como puedes ver en la siguiente imagen. Por cierto, si no la ves bien, haz click con el botón derecho y abre la foto en otra pestaña, la verás mucho mejor.

Ah, otra cosa, en este ejemplo (y en todos porque somos fans, aunque hay otras como TRELLO o ASANA) hemos utilizado la herramienta Kanban www.kanbantool.com de la que te hablamos más en detalle en este otro post.

Implantación. FASE 3 (Tarjeta)

Ya estás casi kanbanizado. Ahora toca diseñar la información que va a ir dentro de la tarjeta Kanban. En la foto de arriba puedes ver diferentes tarjetas. Cada una de ellas es un pedido, que lógicamente lleva una información anexa (referencia del producto, lote, unidades, cliente, y mil cosas más). Esta información debe definirse en la fase 1. De ahí que utilicemos el SIPOC, porque refleja diferentes vertientes de gestión (Suppliers o proveedores, Inputs o entradas de información, Process o proceso, que es el que va al tablero, Outputs o salidas y Customers o clientes).

Pues en el caso de la fábrica de muebles, ésta que te muestro a continuación sería la tarjeta, que refleja TODA la información necesaria para que cualquier persona implicada a lo largo de todo el proceso, tenga acceso a la información que necesita. On line. En tiempo real. Sin ir al servidor y con la info actualizada.

¿Magia? No, Kanban.

Implantación. FASE 4 (Políticas)

Ya tienes tu tablero y tu tarjeta, y ahora viene la fase en la que defines cómo se utiliza el tablero por los usuarios. Por ejemplo:

«No se puede pasar un pedido a producción hasta que no esté verificado que hay materia prima en el almacén»

Esto, que puede parecerte una perogrullada, en ocasiones puede provocar grandes problemas, normalmente debido a errores en la comunicación. ¿Qué ocurre entonces? Katakroker total. No hay materia prima, no cumplimos el plazo, llama al cliente, bronca con uno, bronca con otro. Con KANBAN esto es más difícil que ocurra porque podemos crear automatizaciones o reglas que impidan el paso de una tarjeta de la columna «PLANIFICACIÓN» a la columna «PRODUCCIÓN».

Obviamente, en este tablero hay personal de administración, compras, almacén, producción, logística… todos en un mismo entorno y disponiendo de la info que necesitan en cada momento, además de estar en total comunicación con aquellas personas que influyen en su trabajo, ya sea antes o después.

Capisci?

Implantación. FASE 5 (Ajuste)

Si piensas que esto es llegar y besar el santo (o sea, que es fácil) ni de coña. Ahora empieza la fiesta. Porque cuando empieces a usar el tablero te vas a dar cuenta de que hay cosas que no cuadran, columnas que sobran, info que te falta… pues no te preocupes porque esto no solo es normal, sino que es necesario y es justo la fase 5: ajustar el sistema POCO A POCO para que cada vez funcione mejor (o sea mejora continua).

Mucha gente se frustra porque enseguida entona el «esto no funciona». Tiempo, paciencia, calma. Sigue adelante. Es normal que al principio cueste, pero la mejora está garantizada.

De nuevo… ¿Qué es KANBAN?

Como te decía al principio, responder a esta pregunta no es sencillo. Más que nada porque es difícil de entenderlo si no pones un ejemplo. Es cierto que el que te he puesto está simplificado, precisamente para que te quedes con lo importante: que KANBAN es un método de trabajo que ayuda a gestionar equipos, a digitalizar la información y a optimizar procesos. Y hacerte la vida más fácil.

Podría haberte dicho que KANBAN es un milagro de la gestión y que es mágico. Te hubiera mentido, porque como has podido ver, hay una metodología muy concreta para que todo llegue a buen puerto. Aunque bien pensado, como decía Arthur C. Clarke, «cualquier tecnología suficientemente avanzada es indistinguible de la magia».

Y esto lo dijo el que escribió «2001: Una Odisea en el Espacio».

Ahí lo dejo.