La casa ordenada, Kaizen y el origen del Universo

Voy a empezar este post con una promesa. Te prometo que tu casa va a estar siempre ordenada. Así, sin anestesia. Ojo, que me la estoy jugando.

¿Odias el desorden? Yo sí. No lo aguanto. Me cae fatal.

Y sin embargo, no me queda otra que aceptarlo, ya que forma parte de la naturaleza. Y a ti, tampoco te queda otra, te guste o no. Porque, amigo lector, el desorden es una parte fundamental del Universo, responsable de que las cosas caigan al suelo, o de que el tiempo pase.

No nos queda otra que quererlo. Aceptarlo, con sus cosas. El pobre desorden, en el fondo, es un incomprendido.

Si además tienes hijos, más te vale empezar a pensar en que el desorden no solo es inevitable, sino que es un conviviente más.

Pero vamos al grano… ¿por qué digo que forma parte del Universo? Bien, no me voy a poner muy científico porque no quiero ser el causante de explosiones cerebrales. Pero sí que quiero darte unas pequeñas pinceladas. Y que me perdonen los físicos de verdad, porque encontrarán múltiples incorrecciones.

¿Has oído hablar del Segundo Principio de la Termodinámica? Bueno, si tienes formación científica puede que sí, pero lo normal es que no. Bien, voy a tratar de explicártelo. Como sabes, todo es energía. La energía es la capacidad de realizar un trabajo: ya sea mover un lápiz, saltar, o pensar, todo tiene un coste energético. TODO. Ahora bien, hay diferentes tipos de energías: movimiento, electricidad, energía química, magnetismo, luz, calor… todo son formas distintas de energía. Hemos aprendido a dominar todas ellas y a cambiar de unas a otras.

Hasta aquí, todo bien. Vale. Pues en líneas generales la termodinámica es una rama de la física que explica el comportamiento de la energía en su forma de calor. Y resulta, ojo al dato, que esta rama ha sido la que más información nos ha permitido obtener del funcionamiento general del Universo.

Tranquilo, todo esto lleva a algún sitio.

Bien. Seguimos.

Resulta que en el año 1865 un señor llamado Rudolf Clausius, alemán, físico y un tío muy espabilao, se le ocurrió pensar en por qué las cosas, de forma natural y cuando no hay aporte de energía, se enfrían y no se calientan.

¿Qué tontería verdad? Lógico. Si tengo una taza de café recién hecho y espero, el café se enfría. Vaya fenómeno el Clausius éste. Pues atiende, porque no es ninguna tontería. De hecho, los descubrimientos más importantes de la historia (y créeme, éste lo es) nacen de preguntas simples sobre cosas triviales.

De hecho, esta pregunta trajo consigo una revolución del modo en que entendemos el Universo. Pero al turrón. Clausius se hizo esta pregunta que le llevó a dar con una conclusión aún más amplia. Resulta que las cosas solo pueden ocurrir en un sentido y nada más que un sentido. Para que me entiendas, de forma natural (es decir, sin acción externa) un objeto, por ejemplo un huevo, solo puede caer hacia abajo. Este mismo huevo, al impactar contra el suelo, solo puede romperse y nunca recomponerse. Y una taza de café solo puede enfriarse.

Otra cosa es que añadas energía. Si lanzas el huevo, el huevo subirá. Si metes la taza al microondas, el café se calentará. Recomponer el huevo ya es más difícil. Eso solo lo puede hacer Harry Potter. Oculum reparo, y tal.

Vale, o sea que sabemos que todos los procesos naturales pueden ocurrir en un único sentido. ¿Pero por qué uno y no otro? Vamos allá. Agárrate el cerebro para que no se te caiga al suelo. Este sentido es aquel en que el desorden aumenta. Y Clausius, como buen fenómeno que era, no podía llamar a esto desorden sin más. Ni hablar. Pensó “tengo que buscar un nombre que haga que generaciones de estudiantes me odien y se acuerden de mi madre”. Y lo consiguió: la palabra fue ENTROPÍA.

Si aún no te ha explotado la cabeza, pero deseas que ocurra, te recomiendo que veas TENET, de Christopher Nolan. Después solo querrás golpear paredes con la cabeza.

Resumiendo, los procesos naturales ocurren en el sentido en el que la entropía DEL UNIVERSO (el desorden) aumenta. Por eso el huevo sin romper (ordenado) solo puede evolucionar a un huevo roto (más desorden). Y un café caliente solo puede enfriarse. Esto es un poco más difícil de explicar, pero en general te diré que el café y el aire que le rodea forman un sistema. Si el café está a 100ºC y el aire a 20ºC al final el sistema (si lo dejas a su bola) finalmente se quedará en 20,0004ºC más o menos. O sea: va a subir algo la temperatura del sistema, y a mayor temperatura, las moléculas se mueven más rápido y están más desordenadas…

Y por eso el Universo nació en una explosión infinitamente ordenada, el Big Bang, que se ha ido desordenando hasta este mismo instante en el que estás leyendo esto. Cada día un poco más, hasta que la entropía sea infinita. No querrás estar allí. Chungo.

Bien, ya sabes qué es la entropía (o estás peor que antes). Enhorabuena, tienes tema para impresionar a tus amig@s. O para que dejen de llamarte. Tú sabrás.

Lo importante aquí es cómo llegamos al tema de tu casa ordenada. Dame tiempo. Ya casi estamos.

Si eres desordenado y te da igual, enhorabuena. No es para tanto, la verdad. Pero si eres de los que se castiga por ello acabo de darte la clave de la felicidad. Párate un momento a pensarlo. Toda la vida ordenando tu mesa de trabajo, la cocina, el armario, sufriendo porque una y otra vez todo vuelve a desordenarse… y resulta que el cosmos estaba conspirando contra ti: ¡no es culpa tuya, es el Universo!

El amigo Clausius, buscando una teoría que revolucionara la física moderna, dio con tu absolución. No eres desordenado. El desorden son los padres.

Pero.

Si odias el desorden tienes un problemita bastante complicado de solucionar. Poco importa que sea culpa tuya o de la Galaxia Andrómeda.

Y lo peor no es eso. El tema es que el desorden no solo afecta a tu casa, afecta a tu trabajo, a tu familia. A todo. ¿Te has preguntado por qué en tu trabajo las cosas se lían y no tienes ni idea de cómo ha llegado a ocurrir? La entropía. ¿O por qué se produce una avería en una máquina? La entropía. ¿Y por qué se te pierden las llaves? La entropía.

Y el tiempo pasa. Envejeces.

La entropía.

Lo bueno es que sabes por qué ocurren todas estas cosas. Ahora es mucho más fácil hacerles frente. Menos a hacerte viejo. Para eso no tengo solución.

Para todo lo demás, Kaizen.

Bien. Si te parece, vamos a recapitular. Resulta que el tinglado de la naturaleza está montado para que todo fluya en un único sentido. Y ese sentido es aquel en el que el desorden aumenta. Ergo, todo tiende a desordenarse (o a degradarse, que viene a ser lo mismo). Por eso envejecemos, las manzanas se pudren, las máquinas se averían y los huevos se rompen.

¿Podemos hacer algo? Por supuesto.

Bueno, pues no te quedes ahí callado, ¿QUÉ PODEMOS HACER?

Elemental, querido Watson. Aplicar una metodología.

¿PERO CUÁL, POR DIOS, CUÁL!!!!!?????

Obvio, mi joven aprendiz… la metodología Kaizen.

Si lo piensas, tiene todo el sentido del mundo. El ser humano lleva milenios creando métodos para solucionar problemas, o lo que es lo mismo, combatiendo el flujo de entropía que hace que el desorden aumente. Si nos crece el pelo, pues creamos una metodología que es cortar el pelo (y la complicamos con la moda, pero eso es para otro post). Si se averían las máquinas, formamos a algunos seres humanos para que las arreglen. Si envejecemos, creamos cremas rejuvenecedoras u operaciones de cirugía estética. El desorden volverá, pero podemos combatirlo.

Es cierto, es una guerra sin cuartel, eterna, en la que somos el eslabón débil de la cadena. Pero si estamos siempre alerta, podremos sobrevivir.

La cuestión es que hay miles, millones, trillones de metodologías para mil y un problemas (por cierto, un problema no es otra cosa que una manifestación de nuestra amiga la entropía). Vamos aprendiendo qué metodologías nos funcionan, cuáles son mejores, o más fáciles de aplicar. Y eso nos hace evolucionar como especie. En el fondo, la entropía es una maestra tocapelotas que nos está poniendo continuamente a prueba para que aprendamos y crezcamos. Para que creemos ME TO DO LO GÍ AS.

Pues hoy te presento la que para nosotros es la mejor metodología para combatir la entropía en su vertiente empresarial: La metodología KAIZEN. De hecho, en japonés, kaizen significa cambio (kai) a mejor (zen). Es curioso, en el fondo hablamos de revertir los efectos del desorden, cambiando a mejor (orden). Todo lleva a lo mismo.

Dentro de esta metodología hay muchas herramientas, pensadas para diferentes tipos de problema, pero hay una en concreto que sirve para mantener tu casa ordenada. Se llama las 5 eses.

¿Lo ves? Siempre cumplo mis promesas.

Me encantan esas pelis en las que de repente estás en Estados Unidos, y al minuto estás en la India, luego Siberia, Sudáfrica… y las tramas van confluyendo.

Quizá por eso en este post hemos empezado en el año 1865, luego nos hemos teletransportado al Big Bang y hemos terminado en la cocina de tu casa.

Hemos dado un gran rodeo, pero es importante que nos pongamos en contexto. Las cosas no existen porque sí, hay siempre una razón. Si hoy has descubierto que es imposible mantener el orden sin hacer nada, y por qué, ya me doy por satisfecho.

Y como has podido ver, no parece fácil dar con metodologías sencillas, ya que los problemas no son sencillos. Quizá que tu cocina esté desordenada no sea cuestión de vida o muerte. Pero si hablamos de un quirófano, la cosa cambia. Sin embargo, a efectos prácticos, lo mismo da una cocina que un quirófano si nuestro objetivo es mantenerlos ordenados.

Llegamos, por tanto, al meollo de la cuestión. ¿Cómo mantener ordenada tu casa? Pues la respuesta, como he escrito antes, es las 5S.

Esta metodología se creó en Toyota (las fábricas de coches también se desordenan) y se usa en miles de industrias por todo el mundo. Y se llama 5S porque el método consta de 5 fases, cada una de ellas denominada por una palabra japonesa que empieza por S: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shisuke. Si te digo que son amigos de Nobita y Doraemon te lo crees igual.

Traducidas al castellano significan clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina. Y vamos a explicar cómo utilizarlas para que tu casa esté siempre en perfecto estado de revista.

Lo primero que quiero decirte es que este método no se puede aplicar una sola vez. Dará resultado, desde luego, pero poco a poco la entropía (o tus hijos) hará de las suyas y todo volverá a desordenarse. Pero tranquilo, está todo pensado, y luego verás por qué.

La primera fase de las 5S es la clasificación. ¿En qué consiste? Muy fácil, se trata de catalogar todo lo que tienes y decidir si:

1. Hay que guardarlo.
2. Hay que tirarlo.
3. Hay que reubicarlo.

En una industria se suelen poner pegatinas de colores, ya que lo de “tirar” suele ser un problema (hay una enfermedad llamada el Síndrome de Diógenes Industrial que afecta a 8 de cada 10 empresas) pero en tu casa será mucho más sencillo: te pones en una mesa y haces dos montones: guardar y tirar. Bolsa de basura y fiesta. Seguro que tú no tienes el síndrome de las empresas y lo tiras todo… ¿verdad? ¿verdad?

¿¿¿VERDAD???

Vamos con la segunda S.

Aquí es cuando empieza a complicarse la cosa. Si te pregunto qué entiendes por orden, probablemente me digas que es colocar cada cosa en su lugar correcto. Y tendrás razón. La pregunta es: ¿hay un sitio correcto para cada cosa?

Pues ahí está la madre del cordero (the lamb´s mother). Normalmente, cuando ordenamos cambiamos el criterio que seguimos la última vez que lo hicimos. Un ejemplo: te pones a ordenar un armario ropero. Sacas todo y te pones a meterlo. Y decides que las camisetas van en el cajón donde antes iban los pantalones. ¿Por qué? Pues porque sí, sin más. Es un criterio tan bueno como otro cualquiera. Quizá te has comprado ropa recientemente y tengas más camisetas y por eso has utilizado el cajón de los pantalones, que es más grande.

Vale, pues según las 5S esto no es ordenar. Atiende: ordenar es definir un criterio para organizar algo, que sea SIEMPRE el mismo, y que sea el mismo para TODOS, y que además esté basado en criterios de eficiencia y comodidad de uso. Es decir, no es guardar las camisetas en este cajón porque me da por ahí, es PENSAR cuál es la mejor ubicación (por ejemplo, en el cajón superior porque lo tengo más a mano y las camisetas es lo que más uso), comunicar a todos que ESE CAJÓN es la ubicación de las camisetas y que SIEMPRE sea ese cajón, pase lo que pase.

Ahora bien, no vale con comunicar a todos dónde va cada cosa. Tienes que asegurarte de que lo saben. Y eso solo se consigue SEÑALIZANDO la ubicación de cada cosa. Si quieres que todo el mundo sepa dónde se guardan las camisetas, tendrás que poner un cartelito que ponga “camisetas”. Así no hará falta que digas nada a nadie. Todo será obvio y evidente y cada miembro de tu familia será autónomo para recoger según los criterios que se hayan establecido.

¿Lo ves? Una cosa es recoger y otra ordenar. Digamos que ordenar está un nivel por encima de recoger, que es el mero acto de poner una cosa en su sitio. Lo que ocurre es que a veces confundimos los términos.

También te digo una cosa: no se trata de que se te vaya la olla poniendo carteles. Tú decides dónde utilizas esta técnica. El ejemplo del armario es solo eso, un ejemplo. Ten en cuenta que esto se utiliza en industrias, donde el criterio estético no es prioritario. Pero una casa llena de carteles sería… raro. Sin embargo, si detectas un punto crítico que necesite estar siempre controlado… ahí lo tienes.

Bien, pues como ya solo te quedan las cosas que necesitas (en la primera S ya has tirado lo que te sobra) y ya tienes bien definido y señalizado dónde va cada cosa, puedes pasar a la tercera S.

Si ya te has dado cuenta de que todo en casa acaba desordenándose, es muy probable que también te hayas percatado de que si no limpias, te acaba comiendo la mierda.

Desorden y suciedad van de la mano. Crecen de forma solidaria, como dos enamorados.

Pero claro, una cosa es decidir los criterios de orden y otra limpiar. Son cosas distintas… ¿o no? Pues es muy parecido. De nuevo, se trata de un cambio de punto de vista. Veamos.

Si algo se ensucia, lo limpiamos. Y así sucesivamentes, como diría Gomaespuma. Y seguimos limpiando hasta el fin de nuestros días. Las 5S buscan que no haga falta limpiar ¿Y cómo, pardiez? – te preguntarás- Pues sencillo: eliminando la fuente de suciedad.

Es cierto que esto es más fácil de ver en una industria que en tu casa, pero el principio es el mismo. Información adicional: Hay fuentes de suciedad que no se pueden eliminar. El polvo, por ejemplo, que está formado por partículas muertas de tu piel flotando por el aire. Es un poco asqueroso, pero había que decirlo, y se ha dicho.

En una industria puede darse el caso de que aparezcan manchas de aceite. Muchas veces se limpian una y otra vez, sin detectar el origen. En muchas ocasiones, reparando la máquina puede evitarse que esa mancha vuelva a aparecer: estamos eliminando la fuente de suciedad y por lo tanto no hará falta volver a limpiar. Este es el enfoque.

Centra tu atención en detectar las fuentes de suciedad y eliminarlas. De esa forma limpiarás menos y de forma más eficiente.

Hasta aquí lo fácil. Más o menos lo que te he contado (clasificar, ordenar, que no recoger, y limpiar) entra dentro de lo que podríamos llamar sentido común. Una persona más o menos motivada puede hacerlo y obtener un buen resultado. La cuestión es: ¿cada cuánto hay que clasificar, ordenar y limpiar? Pues ahí está la clave.

Estas dos últimas fases son las complicadas, porque no ejecutamos nada, sino que gestionamos. Y además, son las fases más importantes, porque son las que garantizan que el sistema (tu casa) esté siempre funcionando.

Quizá este cuarta S sea la más difícil de explicar. Voy a tratar de ser lo más claro posible. Vamos a empezar por explicar qué es estandarización. Básicamente es conseguir que todo se haga siempre igual, lo haga quien lo haga y cuando lo haga. Por ejemplo, una receta de tarta de queso. Si hay una que te flipa y quieres hacerla tú, buscarás una receta y la harás exactamente como te indica. Si te sale bien, seguirás siempre los mismos pasos.

Puede que quieras cambiarla, mejorarla y adaptarla a tu gusto. Perfecto. Hazlo. Pero regístralo para hacerla siempre igual. Así te aseguras de que, si un día se la dejas a alguien, sea quien sea, la pueda hacer igual de buena que tú.

Pues esto es estandarizar: crear procedimientos (una receta es un procedimiento de cómo cocinar algo) para que todo el mundo en tu casa sepa cómo clasificar, cómo ordenar y cómo limpiar.

Un ejemplo puede ser un procedimiento de limpieza que, por cierto, se utiliza mucho en la industria, por ejemplo, la agroalimentaria, ya que la limpieza (por una cuestión obvia de seguridad alimentaria) debe estar garantizada.

En este procedimiento debes reflejar algunas cuestiones fundamentales, que son:

¿QUÉ? Qué cosas hay que limpiar. Por ejemplo: cocina, baño, salón, dormitorio, etc. Y dentro de ellas qué partes debemos limpiar. Dentro de la cocina: horno, placas, encimera, suelo, etc.

¿CÓMO? Forma en la que hay que limpiar. Por ejemplo: para fregar el suelo de la cocina, llenar el cubo de fregar con agua hasta la marca y mezclar con dos tapones de producto friegasuelos. Mezclar y limpiar la totalidad de la superficie del suelo. Una vez finalizado, abrir la ventana y dejar secar al aire.

¿QUIÉN? Personas encargadas de la limpieza. Bien por días o por habitaciones… como negociéis en tu familia…

¿CUÁNDO? Frecuencia con que se deben limpiar las diferentes estancias. Por ejemplo, baños y cocinas deben limpiarse con más frecuencia que salón y dormitorios.

Por último, todo esto debe quedar registrado. Por tanto, puede ser interesante crear un documento que prácticamente haga de procedimiento y registro.

Aquí te pongo un ejemplo:

Como ves, en este documento combinamos un registro (para ver quién, cuándo y si efectivamente se ha hecho) y un breve procedimiento. Si es necesario definir mejor cómo hacer la limpieza, puedes crear procedimientos más detallados, pero para una casa, este nivel de detalle es más que suficiente. Pero puedes liarte tooooodo lo que quieras.

Esto lo puedes hacer para la limpieza o para cualquier otro aspecto que consideres necesario. El objetivo está muy claro: que cualquiera sepa qué tiene que hacer, cuándo y cómo. Evitarás discusiones, pérdidas de tiempo y sobre todo, te asegurarás de que la casa está como tú y yo sabemos que tiene que estar… ¡COMO LOS CHORROS DEL ORO!

Llegamos al final. A la fase en la que culmina tu proyecto de casa limpia y ordenada. Si recuerdas, en la primera S te he dicho que este método está pensado para que la entropía no haga de las suyas y todo vuelva a estar desordenado otra vez. Y te he dicho que luego lo ibas a entender… pues ya es luego.

Como ya te he explicado, todos los procesos (TO DOS) se acaban degradando. Y un método como las 5S no deja de ser un proceso. Si lo dejas morir, morirá. Por eso esta quinta S es tan importante.

¿Por qué hablamos de disciplina? Pues porque es como se traduce la palabra Shisuke, pero más bien deberíamos hablar de mantenimiento.

Esta quinta S busca crear hábitos. Es decir, que salga de cada uno hacer las labores que les corresponden y no hay que estar detrás de ellos (¿Tienes hijos adolescentes?). Pero además también se busca que el sistema se mantiene activo.

A nivel empresarial lo que se hacen son auditorías, es decir, una especie de examen que debes hacer para saber si todo se está haciendo como se debe hacer.

Sin embargo, a nivel doméstico parece poco funcional. Bastante tienes con tu trabajo, los deberes, el gimnasio y sacar un rato para poder ver un capítulo de Juego de Tronos (un Lanister siempre paga sus deudas). Así que te propongo una cosa mucho más eficaz: un sistema de premios y/o penalizaciones.

Dicho de forma muy, muy simple, la mejora continua se basa en el establecimiento de indicadores y su control. Si esos indicadores se salen de los valores que consideramos correctos, debemos actuar. Un ejemplo para que lo entiendas es el control de temperatura. Establecemos un objetivo de 20ºC. Si la temperatura sube por encima de 22ºC, se conecta el aire acondicionado, si baja de 15ºC, se conecta la calefacción. Pues lo mismo, pero para cualquier proceso que quieras controlar.

Bueno, pues si queremos asegurarnos de que todos hacen sus labores, por ejemplo, en el caso de la limpieza que ya conoces, podemos definir un indicador que sea el número de veces que NO SE HAN REALIZADO las labores de limpieza. Si hay dos ocasiones en las que no se ha limpiado, habrá una consecuencia (te la dejo a ti, porque cada familia tiene sus “cositas”). O bien, si no falta ninguna en el mes, habrá una compensación.

De esta forma te aseguras de que se haga todo, se haga bien y sobre todo se haga de forma autónoma, sin que tú tengas que estar detrás de nadie. Y tus hijos no se quejarán.

Bueno, sí. Pero menos.