El email. Nuestro gran amigo. ¡Ay el dinero que nos ha ahorrado en sobres! Pero no es oro todo lo que reluce, my friend. Resulta que son muchas las ineficiencias y pérdidas de tiempo que produce el email, y seguro que has vivido más de una y más de dos. Pero no hay problema, porque en este post te presentamos 7 tips muy top para gestionar tu email, el modo Kaizen, claro.
TIP TOP #1: CREA CARPETAS
Todas los gestores de correo (atiende: TO DOS) te permiten crear carpetas para archivar tus emails. Puedes hacerlo, de verdad, no es una leyenda. La alternativa es tener una pila de emails que llega hasta el año 1997. No mola.
Algunos gestores, como Gmail no tienen carpetas como tal, sino etiquetas. Tanto monta, monta tanto. Es más, mejor, porque además de crear categorías, les puedes asignar color, con lo que todo es más visual e intuitivo, que por cierto es uno de los pilares de Kaizen.
TIP TOP #2: MANTÉN LA BANDEJA DE ENTRADA VACÍA
Lo sé, crees que es imposible pero impossible is nothing. Y no lo digo yo, lo dice Nike, que no es cosa menor. Aún diría más, es cosa mayor. Así que como decía Bon Jovi: ALWAYS. Destina un tiempo corto cada día (o uno un poco largo cada semana) para leer el correo y archivar (o borrar, mejor) en las carpetas del TIP 1 todos los emails. Preferiblemente a la misma hora. A mi me va bien a primera hora (después de abrir el tablero Kanban, claro).
Personalmente, ver la bandeja del correo vacía me produce una sensación de paz, placer y armonía que pocas cosas en el mundo consiguen. Una cañita bien fría recién servida, en copa, con su espuma compacta, quizá.
TIP TOP #3: VACÍA LA PAPELERA
¡EXCLUSIVA! el gestor de email tiene una papelera (sí, como la de Windows). Si la vacías, tu ancho de banda lo agradecerá. Y tú, más. De nada vale borrar emails si los dejas a vivir en la papelera para siempre. En gmail la tienes en el menú de la izquierda, en la parte de abajo, después de la bandeja de entrada, enviados… pues eso.
TIP TOP #4: NO USES LA BANDEJA DE ENTRADA COMO ARCHIVO
Los adjuntos ocupan espacio si los abres desde el gestor de correo, lo que ralentiza el ordenador. Guárdalos en el servidor o en local y ahorrarás espacio. Pero incluso te diría que eso es lo de menos. Lo peor es que necesites un archivo importante y vayas al buscador porque NO TIENES NI IDEA, DE CUÁNDO, TE MANDARON, ESE CORREO TAN SÚPER, SÚPER, IMPORTANTE. Sí, estaba gritando. Pon voz de Will Smith para sentir verdadero miedo.
Y venga, por favor, si te llega un documento, importante o no, guárdalo en el servidor (no en local, no en local, no en local). Tu yo futuro te lo agradecerá. No es el almanaque deportivo, pero casi.
TIP TOP #5: NO PONER EN COPIA PARTE I (ADJUNTOS)
Si adjuntas archivos, sobre todo grandes, no pongas en copia a mucha gente, ya que eso multiplica el espacio ocupado en nuestro hosting de correo. Un día no pasa nada, pero si lo tomas como una costumbre, un día te llegará el aviso de que tu capacidad de almacenaje está al 95%. Y te entra la caca. A ver qué borras ahora, y con el lío que tienes (porque te vas a pegar un buen rato).
Vuelvo a mentar a Biff Tannen.
TIP TOP #6: NO PONER EN COPIA PARTE II (PERSONAS)
Un clásico básico: No pongas en copia a media empresa para «que se enteren». Supone una enorme pérdida de tiempo porque se llena la bandeja con emails que puede que no sean de interés para el receptor. Esta práctica es muy habitual y produce un montón de pérdidas de tiempo. Y no solo eso, ya que provoca un tremendo estrés, porque a nadie nos gusta que se nos acumulen los correos. Se crea una sensación de pérdida de control que es muy agobiante. No contribuyas al estrés de los demás, ni al tuyo. Todo lo que va, vuelve. Que se lo digan a Marty McFly.
OTRA EXCLUSIVA: Ya estoy haciendo un vídeo sobre esto. Fíjate si es importante.
TIP TOP #7: JAMÁS, NUNCA, PINCHAR EN ALGO SOSPECHOSO
Te lo han dicho mil veces, sé que lo sabes, sabes que lo sé. Da igual, te lo repito: Jamás, jamás, jamás, pulsar en un email que nos resulte sospechoso. Hay gente mala, por si no lo sabías.
Aquí lo tienes my friend. 7 trucos muy fáciles de llevar a cabo que van a ahorrarte mucho, pero que mucho tiempo. Quizá creas que son perogrulladas, pero te aseguro que detrás de estos 7 consejos hay mucho Kaizen, mucho de las 5S y mucho de mejora continua.
No me digas que ahora mismo lo que más te apetece no es ir a ordenar tu bandeja de email.
Bueno, aunque esa cañita de la que he hablado antes…
Mmmmm…
